DESCRIPTION

Créer, accueillir, partager, ravir pour offrir « une vie de rêve » en plus.

Evok propose à ses hôtes « une vie de rêve en plus » dans chacune de ses adresses (hôtels, restaurants, spas, clubs de sport) en offrant une lecture singulière et contemporaine de l’art de vivre des lieux de culture et d’art de vivre d’Europe.

À chaque marque, son identité avec comme trait commun la volonté d’offrir une convivialité joyeuse et authentique influencée par les différents environnements dans lesquels Evok décide de s’installer.

Nolinski est un havre de bien-être dans des quartiers centraux et animés.

Au Brach, Evok insuffle un art de vivre convivial et sophistiqué dans des quartiers imposants.

Evok donne également accès à des propriétés exclusives et confidentielles : Hameau de la Volière et Cour des Vosges.

À chaque lieu donc, sa marque, son ambition, son univers, son cadre de vie inspiré de l’endroit où il s’installe afin d’y proposer à tous, des moments de vie et de bien-être inédits et joyeux grâce à une attention portée à tous les détails et une excellence du service.

Evok a l’ambition d’être acteur de la société civile : faire grandir les hommes et les femmes qui composent ses équipes, transmettre le savoir-faire et le savoir-être, impulser de l’énergie, progresser pour un avenir plus respectueux de l’environnement. Une manière de redonner, de partager les succès et de faire jouer les vases communicants dans le cadre d’un projet d’entreprise bien au-delà du cadre.

L’histoire de Evok Collection se poursuit avec une expansion internationale. Après l’ouverture de Nolinski à Venise en 2023, l’ouverture de Brach à Madrid en 2024, Nolinski s’implantera dans le Golfe de Saint-Tropez et Brach à Rome en 2027, ajoutant ainsi de nouveaux chapitres à une collection en perpétuelle évolution.

MISSION

Votre rôle

Evok Collection recherche son/sa Gestionnaire Administration du Personnel & Paie F/H !

Dans une collection en forte croissance (Nolinski Paris - Venezia, Brach Paris - Rome, Cour des Vosges et bientôt Nolinski Saint-Tropez et Brach Rome), la paie n'est pas un sujet périphérique : c'est un pilier de notre fonction RH.

Le/la Gestionnaire (e) ADP & Paie contribue à la gestion administrative du personnel et constitue l'interface principale entre les collaborateurs du groupe, les managers des établissements et le cabinet d’externalisation de la paie.

Ce poste joue un rôle central de coordination et de contrôle sur le périmètre ADP et Paie : le/la tenant(e) collecte, vérifie et transmet les éléments variables au prestataire, s'assure de la bonne exécution des bulletins et est le point de contact privilégié pour toute question relative à la paie.

C'est un poste pour quelqu'un qui aime la précision, autant que la polyvalence, et qui souhaite s'inscrire dans un groupe qui grandit vite !

Vos principales missions

Vos missions principales consistent, mais ne se limitent pas, notamment à : 

I. Administration du personnel

• Aider à la gestion administrative complète du cycle de vie des collaborateurs : DPAE, contrats de travail, avenants, affiliations mutuelle et prévoyance, visites médicales, certificats de travail.

• Assurer le suivi des arrivées, départs, périodes d'essai, préavis et autorisations de travail.

• Contribuer à ce que la situation de chaque collaborateur soit conforme vis-à-vis de la législation, des titres de travail et de séjour.

• Mettre à jour et assurer la fiabilité des dossiers du personnel.

• Produire les attestations et documents administratifs à destination des collaborateurs.

II. Interface paie & prestataire externe

• Collecter, vérifier et transmettre les éléments variables de paie au cabinet externe dans le respect des délais imposés : heures supplémentaires, primes, indemnités, acomptes, transport, arrêts de travail.

• Contrôler les bulletins de salaire produits par le prestataire et signaler toute anomalie avant diffusion.

• Aider au suivi des charges sociales et veiller à la bonne transmission des données pour les DSN.

• Être l'interlocuteur(trice) principal(e) du cabinet de paie au quotidien, en assurant une communication fluide et réactive.

• Renseigner le cabinet extérieur pour la préparation des soldes de tout compte et des formalités paie liées aux ruptures de contrat, en lien avec la Chargée d’Administration du Personnel.

• Assurer une veille sur les évolutions légales et conventionnelles applicables au secteur HCR et en informer le prestataire si nécessaire.

III. Gestion du SIRH

• Administrer et maintenir les outils SIRH du groupe à jour : gestion des temps et plannings (Kélio) et suivi des données paie (Sage).

• Veiller à la cohérence et à la fiabilité des données entre les outils internes et le prestataire externe.

• Aider à accompagner les managers dans l'utilisation de Kelio et assurer leur formation si nécessaire.

• Identifier et remonter les anomalies ou besoins d'évolution fonctionnelle aux prestataires (Kelio) ou à la Directrice Ressources Humaines.

IV. Reporting & suivi

• Contribuer à l'élaboration des tableaux de bord RH : bilan social, indicateurs clés.

• Assurer le suivi des absences diverses: maladie, accident du travail, maternité, paternité.. et coordonner les déclarations avec le prestataire.

• Participer au suivi et à l'amélioration des procédures ADP du groupe en lien avec la DRH.

Les missions et compétences mentionnées ci‑dessus ne constituent pas une liste exhaustive et seront susceptibles d’évolutions, en fonction des exigences opérationnelles.

PROFIL

Savoir-être

• Rigueur et fiabilité dans le traitement des données administratives et paie.

• Discrétion et confidentialité irréprochables dans la gestion des informations relatives aux collaborateurs.

• Sens de l'organisation et capacité à gérer plusieurs établissements simultanément.

• Aisance relationnelle et pédagogie dans les échanges avec les managers et les collaborateurs.

• Proactivité et curiosité : vous cherchez à comprendre, à progresser et à fiabiliser les process.

• Esprit d'équipe et polyvalence dans les missions.

Compétences et expérience requises :

• Formation en ressources humaines, droit social ou gestion (Bac+5).

• Une première expérience en administration du personnel et/ou en gestion de la paie est requise.

• Connaissance du droit du travail et de la législation sociale nécessaire, la connaissance de la convention collective HCR est un plus.

• Maîtrise de Kelio et/ou Sage est un plus.

• Maîtrise des outils bureautiques, notamment Excel.

• Maîtrise du français à l'écrit comme à l'oral, anglais apprécié.

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